O Profissional de Secretariado - Parte I

 Qualidades pessoais

Uma aparência cuidada e uma boa postura e apresentação

A nossa imagem depende necessariamente do ambiente em que estamos inseridos. Em qualquer situação a nossa imagem é sempre negativa senão tivermos connosco, os devidos cuidados de higiene corporal e se também não reflectirmos um estado de espírito positivo.

Simpatia e Cortesia

 Ser simpático e cortês são as qualidades que a todos são exigidas, quer na vida pessoal quer na vida profissional, independentemente da posição ou cargo desempenhado na sociedade. Mas esta exigência ainda é mais sentida no campo profissional quando as funções desempenhadas se prendem com as comunicações;

Lealdade, honestidade e perspicácia

Ser digno(a) de confiança é uma qualidade elementar, constituindo um elemento de primordial importância, do qual resultará o êxito ou o fracasso de uma pessoa no seu local de trabalho. Ao ser leal, a secretária pode criticar as decisões equivocadas, desde que essa critica seja construtiva, o que contribui para o desenvolvimento da empresa.

Boa memória escrita e visual:

A boa memória é indispensável a um Profissional de Secretariado. Mas não devemos confiar demasiado nela, uma vez que nos pode atraiçoar. É indispensável ter uma boa memória escrita criando o hábito de anotar.

Para não haver uma acumulação excessiva de informações e de datas relativas á calendarização de tarefas a executar, é necessário recorrer a auxiliares, evitando deste modo falhas e desgaste prematuro da memória. Como bons auxiliares de memória, são considerados indispensáveis, entre outros, as agendas, os blocos de anotações e os ficheiros de informações. Desta forma, os lapsos, a existirem, são mínimos e o desgaste da memória é retardado.

Facilidade de comunicação oral e escrita

Ter facilidade de expressão oral é saber utilizar a voz como um meio eficaz de comunicação, exprimir-se com espontaneidade, clareza e correção, ter raciocínio rápido e resposta pronta, utilizar o tom devido atendendo á circunstância e usar a palavra falada como o veículo mais indicado para expor a ideia, prestar a informação e impulsionar a ação.

A facilidade de comunicação escrita implica conhecimento e utilização devida da linguagem escrita. Exercendo funções administrativas, um profissional necessita de ser um bom utilizador da língua. A sua capacidade de expressão escrita é testada diariamente nas suas vivências de trabalho.

Espírito de iniciativa e cooperação

Todo o Profissional de Secretariado deve procurar sempre uma valorização e uma maior facilidade não só na realização das suas tarefas, mas também na de todos os colaboradores.

Ter espírito de iniciativa é agir com determinação e segurança perante uma determinada situação, enquanto outros, perante a mesma realidade, ainda se encontram a refletir e a ponderar como proceder. É também atuar com rapidez, oportunidade e conhecimento suficiente da situação, ter reflexão rápida e ação pronta e ter resposta rápida para situações que é necessário resolver.

Capacidade de Adaptação

Se houver capacidade de adaptação, será mais fácil aceitar com serenidade todo um conjunto de contrariedades (telefone, o chefe, o fax a enviar, uma visita a atender) que vão surgindo no seu dia a dia.

Estabilidade emocional

Atitudes assumidas sem a devida reflexão, dão na maior parte das vezes, origem a erros, a falhas, muitas vezes com repercussões graves no aspeto profissional. Temos que controlar as nossas emoções de modo a agirmos racionalmente, com segurança e serenidade perante situações inesperadas, difíceis, delicadas e tempestuosas.

Resistência á rotina e ao stress;

Assertividade: Temos que nos manter firmes em relação as nossas opiniões mas sem sermos agressivos. Temos que saber estar, saber ser, saber dizer e saber fazer.