O circuito da correspondência

 O tratamento da correspondência diverge de empresa para empresa, nomeadamente, de acordo com as suas dimensões e a sua estrutura organizativa, bem como a natureza do documento, a origem, o conteúdo e o destino.

No entanto, apesar destas possíveis diferenças, de uma forma genérica, o circuito da correspondência pode ser dividido nas seguintes fases: a separação, a abertura, o registo de entrada, a distribuição, a resposta ou o arquivo, a assinatura, a expedição e o arquivo.

O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.

Na fase da abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta. 

O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o respetivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência. A fase da distribuição tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo. 

Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento. Esta segue diretamente para o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta. Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes.

Após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos.

Tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é a fase do registo de saída.

O registo é feito no Livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho.

Por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes da carta ser inserida no sobrescrito, se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito. Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.