A Correspondência Comercial

 

A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais incorretas ou rebuscadas.

Estrutura da correspondência comercial:

O timbre

É o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. No caso de não estar impresso, deve-se escrever sempre em maiúsculas e sem sublinhar. 

A data

Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a margem direita do texto da carta, a dois ou três espaços (ou a um espaço de precaução) abaixo da altura do timbre. Pode ser colocada também depois do texto, antes da despedida, alinhada á esquerda. A data é precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma virgula. Embora se possa escrever a data com números, é mais estético escrever-se o nome do mês com letras e o ano completo.

O destinatário

O nome e a morada da empresa a que se dirige o documento devem ser escritas duas ou três linhas abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da última linha do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado direito. Quando se envia ao cuidado de um funcionário da empresa, o nome deste deve ser escrito por baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Ex. Mo. Senhor e o cargo. Se não souber o nome do destinatário, convém fazer referencia ao cargo que ocupa ( Sr. Gerente, Sr. Diretor).

O registo e a referência

Normalmente, a correspondência da empresa tem um número progressivo de registo ou de referência que facilita a sua procura e o arquivo. Quando se responde a uma carta que apresente uma referência, a referência do emissor deve ser relacionada com o número de registo e com a data da carta a que se responde.

O assunto

Sintetiza o conteúdo global da carta.

O cabeçalho

O cabeçalho é necessário nas cartas em que se estabelece uma primeira relação e em todas as cartas de caráter protocolar.

O texto

É a parte central da carta, onde se expõe o conteúdo do documento. A redação tem de ser clara e concisa, o que resultará numa maior facilidade de compreensão.

Despedida

A despedida utilizada tem de estar de acordo com o nível de relação que se tenha com o destinatário e com a saudação utilizada.

A assinatura