O circuito da correspondência

 O tratamento da correspondência diverge de empresa para empresa, nomeadamente, de acordo com as suas dimensões e a sua estrutura organizativa, bem como a natureza do documento, a origem, o conteúdo e o destino.

No entanto, apesar destas possíveis diferenças, de uma forma genérica, o circuito da correspondência pode ser dividido nas seguintes fases: a separação, a abertura, o registo de entrada, a distribuição, a resposta ou o arquivo, a assinatura, a expedição e o arquivo.

O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.

Na fase da abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta. 

O registo tal como na recepção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o respetivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência. A fase da distribuição tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo. 

Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento. Esta segue diretamente para o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta. Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes.

Após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos.

Tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é a fase do registo de saída.

O registo é feito no Livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho.

Por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes da carta ser inserida no sobrescrito, se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito. Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.

O Arquivo - Parte I

Perfil do arquivista

 

O trabalho a desenvolver nos arquivos exige pessoal com certas aptidões e qualidades, tais como:

• Espírito metódico e ordenado;


• Boa capacidade de atenção;


• Bom poder de análise e de síntese;


• Boa educação e civismo;


• Calma e bom senso.

Como atributos morais que podem ser exigidos aos arquivistas, contam-se os seguintes:

• Ética;


• Discrição;


• Delicadeza;


• Diplomacia.

 A ética e a discrição são duas das qualidades mais importantes do arquivista. Deve evitar que os problemas internos da instituição, na qual presta serviço, sejam de domínio público com os inconvenientes que dai naturalmente advêm.

A delicadeza ou diplomacia são duas outras qualidades que devem fazer parte da personalidade do arquivista.

Efetivamente só com boa vontade, muita diplomacia e senso comum é possível atender, permanentemente, as continuas solicitações dos vários serviços e nunca desmerecer dos utentes, a confiança no trabalho que é executada no arquivo.

 

Conservação dos Arquivos

Um bom sistema de arquivamento não deve ser apenas de utilidade imediata mas deve, também, planejar as necessidades futuras.

É preciso planejar tecnicamente a vida do documento definindo, o que é de valor e deve ser arquivado definitivamente, e o que vai ser destruído.

A falta de planejamento da vida dos documentos de um arquivo pode fazer com que se crie uma verdadeira muralha de papéis, asfixiando funcionários e destruindo a própria empresa. 

O valor de um arquivo não é proporcional no seu volume ou á sua aparência simétrica, mas sim à qualidade dos documentos que guarda e à rapidez com que podem ser localizados, utilizados e guardados.

Recomendações úteis sobre arquivamento

•    Os documentos que serão arquivados, quando fazem parte de um mesmo processo, deverão ser agrafados. Não se deve utilizar clipes, pois os mesmos podem soltar-se e os documentos podem ser extraviados;


•    Dobrar todo o material volumoso, conservando o seu título voltado para o lado externo para que haja maior visibilidade para facilitar as consultas;


•    Recompor os documentos danificados antes de arquivá-los;


•    Centralizar os documentos antes de perfurá-los;


•    Diariamente, ao atualizar o arquivo, prestar atenção para ver se são encontrados documentos com data de destruição já vencida;


•    Manter o arquivo atualizado e sem erros. Não convém arquivar de forma errada apenas porque se está com pressa. O tempo gasto em arquivar é ganho ao procurar;


•    Planejar a vida dos documentos no arquivo, eliminando documentos de pouca importância;


•    Transferir todos os documentos que perderam utilidade e atualidade, mas não o seu valor, para o arquivo morto onde ficarão arquivados para sempre ou por tempo pré-determinado;


•    Remoção de um documento: ao retirar um documento do arquivo registar o local onde estava. Isto facilitará a reposição no local de origem;


•    Remoção de pasta de um arquivo: ao retirar uma pasta do arquivo colocar no lugar dela, um cartão indicando para onde a mesma foi levada, a data de retirada e a data em que será devolvida. Isto facilitará a localização e o controlo da devolução.

O Arquivo - Parte II

Não podemos confiar demasiadamente na nossa memória. Isto, porque a sua capacidade é limitada e porque muitas vezes nos falha nos momentos em que mais precisamos dela. Sempre que for possível, devemos transferir as nossas informações para o arquivo, pois assim guardamos os documentos de uma forma de tal modo organizada, que passam a ser encontrados com maior rapidez, quando são necessários.

Qualidades de um bom arquivo:

•  Facilidade e rapidez na localização e arquivamento;


•  Inviolabilidade;


•  Facilidade de identificação de fraudes; 


•  Proteção contra o fogo;


•  Resistência à ação do tempo e ao uso para preservação dos documentos;


•  Duplicidade dos documentos importantes;


•  Custo razoável;


•  Ocupação de pequeno espaço;


•  Capacidade de expansão.

Funções do Arquivo:

Os arquivos devem ser organizados de forma a que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade.

• Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação que devam ser arquivados.

• Integridade: garantir a conservação e restauração dos documentos recolhidos.

• Conservação e Precisão: rápido atendimento e controlo do movimento da devolução. Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.

• Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração devem ser prioritários.

• Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.
  
  

Rotina de Arquivo:

A rotina do arquivo tem 5 passos:

 
• Ler toda a documentação para a poder classificar;


• Classificar de acordo com o método adotado na empresa;


• Numerar ou codificar de acordo com o método adotado na empresa;


• Agrupar o material com outros, conforme o código utilizado;


• Arquivar, furar, colocar em pastas, etiquetar, etc.