O Arquivo - Parte I

Perfil do arquivista

 

O trabalho a desenvolver nos arquivos exige pessoal com certas aptidões e qualidades, tais como:

• Espírito metódico e ordenado;


• Boa capacidade de atenção;


• Bom poder de análise e de síntese;


• Boa educação e civismo;


• Calma e bom senso.

Como atributos morais que podem ser exigidos aos arquivistas, contam-se os seguintes:

• Ética;


• Discrição;


• Delicadeza;


• Diplomacia.

 A ética e a discrição são duas das qualidades mais importantes do arquivista. Deve evitar que os problemas internos da instituição, na qual presta serviço, sejam de domínio público com os inconvenientes que dai naturalmente advêm.

A delicadeza ou diplomacia são duas outras qualidades que devem fazer parte da personalidade do arquivista.

Efetivamente só com boa vontade, muita diplomacia e senso comum é possível atender, permanentemente, as continuas solicitações dos vários serviços e nunca desmerecer dos utentes, a confiança no trabalho que é executada no arquivo.

 

Conservação dos Arquivos

Um bom sistema de arquivamento não deve ser apenas de utilidade imediata mas deve, também, planejar as necessidades futuras.

É preciso planejar tecnicamente a vida do documento definindo, o que é de valor e deve ser arquivado definitivamente, e o que vai ser destruído.

A falta de planejamento da vida dos documentos de um arquivo pode fazer com que se crie uma verdadeira muralha de papéis, asfixiando funcionários e destruindo a própria empresa. 

O valor de um arquivo não é proporcional no seu volume ou á sua aparência simétrica, mas sim à qualidade dos documentos que guarda e à rapidez com que podem ser localizados, utilizados e guardados.

Recomendações úteis sobre arquivamento

•    Os documentos que serão arquivados, quando fazem parte de um mesmo processo, deverão ser agrafados. Não se deve utilizar clipes, pois os mesmos podem soltar-se e os documentos podem ser extraviados;


•    Dobrar todo o material volumoso, conservando o seu título voltado para o lado externo para que haja maior visibilidade para facilitar as consultas;


•    Recompor os documentos danificados antes de arquivá-los;


•    Centralizar os documentos antes de perfurá-los;


•    Diariamente, ao atualizar o arquivo, prestar atenção para ver se são encontrados documentos com data de destruição já vencida;


•    Manter o arquivo atualizado e sem erros. Não convém arquivar de forma errada apenas porque se está com pressa. O tempo gasto em arquivar é ganho ao procurar;


•    Planejar a vida dos documentos no arquivo, eliminando documentos de pouca importância;


•    Transferir todos os documentos que perderam utilidade e atualidade, mas não o seu valor, para o arquivo morto onde ficarão arquivados para sempre ou por tempo pré-determinado;


•    Remoção de um documento: ao retirar um documento do arquivo registar o local onde estava. Isto facilitará a reposição no local de origem;


•    Remoção de pasta de um arquivo: ao retirar uma pasta do arquivo colocar no lugar dela, um cartão indicando para onde a mesma foi levada, a data de retirada e a data em que será devolvida. Isto facilitará a localização e o controlo da devolução.