Reuniões de trabalho

   Planeamento e organização de uma

reunião de trabalho

 Agenda e organização de trabalhos

Quando a realização de uma reunião é comunicada, os assuntos a tratar são apresentados de forma esquematizada, ordenada e sequencial não só para possibilitar que cada participante conheça antecipadamente o teor da reunião e se possa preparar para nela contribuir ativamente, mas também para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.

 

 Comunicação/convocação e elaboração da convocatória

O anúncio da reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicações internas ou enviado pelo correio.

A convocatória é elaborada a partir dos elementos necessários para a sua divulgação.

 

  Preparação do local de trabalho

O local onde a reunião vai ter lugar deve ser preparado com antecedência, sendo necessário verificar:

• Se há lugares em número suficiente e se a disposição é adequada ao tipo de reunião;


• Se é preciso ou não instalar equipamentos de suporte;


• Se a sala encontra as condições de utilização.

  Suportes logísticos

Os suportes logísticos a providenciar dependem naturalmente do tipo de reunião e dos assuntos a tratar, bem como do local onde a reunião vai ter lugar.

Elabora-se a lista dos suportes logísticos necessários, a apresentar, solicitar ou providenciar conforme o caso.

Antes da reunião, todo o equipamento deve ser verificado.

Dada a importância de que se revestem as reuniões, o trabalho de secretariado a elas referente deve ser cuidadosamente organizado, nomeadamente no que respeita á documentação, á tomada de notas e á elaboração das actas.

•  Documentação:
  

A documentação necessária a uma reunião depende necessariamente das finalidades com que esta é realizada e do teor da agenda/ordem dos trabalhos.

• Tomada de notas:

A tomada de notas é essencial no trabalho de secretariado, especialmente na preparação das reuniões e do seu decurso. Deve ser feita de forma clara, esquematizada e sem frases.

• Actas:

Nas actas, os assuntos tratados numa reunião são registados em livro ou dossier próprio, podendo as decisões tomadas ser dadas a conhecer através de comunicados internos ou publicados na imprensa.

Qualquer acta deve apresentar de forma organizada, os problemas abordados, as soluções propostas e as deliberações tomadas.

A acta formal é constituída por 3 partes:

• Introdução;

• Apresentação dos assuntos abordados e as deliberações tomadas;

• Encerramento.