Quais as tarefas de uma secretária?

  

• Organização e execução de todas as tarefas administrativas, visando a sua otimização;

 

• Elaboração de documentos escritos em diversas línguas;

 

• Difusão, classificação e pesquisa da informação escrita;

 

• Atendimento telefónico:

Deve-se efetuar a filtragem das chamadas telefónicas em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços.

 

• Acolhimento de visitantes;

• Coordenação de entrevistas;

 

• Preparação de viagens ou outros eventos sociais:

Aqui efetua-se reservas de hotel, marcações de transportes e prepara-se da documentação de apoio. Também se assegura a comunicação da chefia/direção com clientes internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira.

 

• Organizar reuniões

Elaboração de listas de participantes, convocatórias, preparação da documentação de apoio e providenciamento da disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;

 

• Organizar a agenda:

 Aqui efectua-se a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;