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Não podemos confiar demasiadamente na nossa memória. Isto, porque a sua capacidade é limitada e porque muitas vezes nos falha nos momentos em que mais precisamos dela. Sempre que for possível, devemos transferir as nossas informações para o arquivo, pois assim guardamos os documentos de uma forma de tal modo organizada, que passam a ser encontrados com maior rapidez, quando são necessários.Qualidades de um bom arquivo:
- Facilidade e rapidez na localização e arquivamento;
- Inviolabilidade;
- Facilidade de identificação de fraudes;
- Proteção contra o fogo;
- Resistência à ação do tempo e ao uso para preservação dos documentos;
Duplicidade dos documentos importantes;- Custo razoável;
- Ocupação de pequeno espaço;
- Capacidade de expansão.
Funções do Arquivo:
Os arquivos devem ser organizados de forma a que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade.
- Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação que devam ser arquivados.
- Integridade: garantir a conservação e restauração dos documentos recolhidos.
- Conservação e Precisão: rápido atendimento e controlo do movimento da devolução. Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.
- Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração devem ser prioritários.
- Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.
Rotina de Arquivo:
A rotina do arquivo tem 5 passos:
- Ler toda a documentação para a poder classificar;
- Classificar de acordo com o método adotado na empresa;
- Numerar ou codificar de acordo com o método adotado na empresa;
- Agrupar o material com outros, conforme o código utilizado;
- Arquivar, furar, colocar em pastas, etiquetar, etc.
